الدورة المستندية للشركات

الدورة المستندية للشركات

لتحميل ملف الحلقة PDF 

الدورة المستندية للشركات

من أين تبدء الدورة المستندية : 

يعتقد الكثير منا أن الدورة المستندية تبدء من بداية الحصول على الفاتورة الخاصة مثلاً بعمليات الشراء ليتم تدوين القيود اللازمة حتى أعداد القوائم المالية وهذا ليس مفهوم صحيح لانه ليس مبني على دورة مستندية حكيمة توضح الصورة الكاملة لسياسات الشركة 

تبدء الدورة المستندية في عمليات الشراء من بداية رغبة المنشاة  أو  أحتياجات المنشأة من المواد المشتراه مثلاً على ذكر نشاط المقاولات 

ستجد ان مدير الموقع يبدي برغبته في شراء مواد ومستلزمات تخص الموقع وبذلك بطلب شراء يوقع عليه .

ويسلم تلك الطلب إلي مدير المشروع حتى ان يتأكد بالفعل من أحتياج الشركة لتلك المواد وانه لا يوجد مخزون لهذه المواد وعد ذلك يقوم بالتأشير أو التوقيع على تلك الطلب حتى أن يقوم بارسال  تلك الطلب إلي قسم الحسابات ( الماحسب )  للحصول على الموافقة 

وبعد ذلك يرسل المحاسب هذا الطلب إلي المدير المالي للموافقة عليه وبعد التأشير على الطلب من قبل المدير المالي يقوم بأمر أدارة المشتريات بعملة الشراء وذلك من خلال أصدار أمر شراء لشراء تلك المواد المذكورة 

هنا تقوم أدارة المشتريات بالبحث عن أفضل عرض سعر بالسوق حتى أن يقدم قائمة بها عروض الأسعار المتاحة إلي الادارة للأختيار بينهم  

وبعد أن يتم الأستقرار على اختيار المورد المناسب من بين أفضل عروض الأسعار المقدمة يقوم المورد بأرسال إذن أستلام البضاعة من مخازنه وايضاً الفاتورة الخاصة بعملية الشراء إلي ادارة الشركة 

هنا يقوم المحاسب بالحصول على الفاتورة الخاصة بعملية الشراء لأدراج القيد المناسب وذلك قبل البدء في عملية السداد للمورد حتى أن يتم التدوين طبقاً للمعايير الدولية التي تفرض علينا أثبات الأستحقاق قبل السداد حتى وإن كانت العملية نقدية كاملة فلابد أن يثبت الاستحقاق ثم السداد 

وايضاً يقوم ايضاً مسئول الشراء الحصول على إذن استلام البضاعة من المورد حتى أن يقوم بأستلام البضاعة من مخازن المورد وأضافتها إلي مخازن الشركة وذلك بأذن أضافة صادر من قسم الحسابات إلي أمين المخزن بالشركة ومن ثم وعند أصراف المواد المشتره من المخزن إلي الموقع تتم تلك العملية من خلال إذن صرف صادر ايضاً من قسم الحسابات إلي أمين المخزن

ثم يأتي نهائياً العملية النقدية الخاصة بالسداد وذلك أما بشيك أو إيصال نقدي إذا كانت من الخزينة 

ولكن يرجى العلم أنه لا يمكنا صرف تلك المسحقات إلي المورد بدون أن يسبق تلك العملية أثبات الأستحقاق ومن ثم طباعة كشف حساب المورد للاطلاع على رصيد المديونية وأن يعتمد صحة تلك الرصيد حتى يتم صرف ما له من مستحقات طبقاً لما هو متفق معه سابقاً عند الشراء 

وذلك نلخص ما تم ذكرة أن الدورة المستندية تتم طبقاً للتالي : 

1 – طلب شراء  

 2- أمر شراء

3- عروض اسعار   

4- اذن استلام

5- الفاتورة            

 6 – أذن اضافة

7 – اذن صرف       

 8 – صورة من الايصال النقدي