أهم النصائح للمحاسب الممارس

 

نصائح هامة للمحاسب المارس

يعتقد البعض منا أن مسئولية المحاسب تنحصر في التدوين والأعداد والتوضيح الشامل الكامل لوضع المنشأة المالي وعلى الرغم من ذلك تجد ان الوقوع في الاخطاء الجوهرية او الغير جوهرية متاح حدوثها خصوصا مع كثرة الحسابات المستخدمة بصفة يومية

أولاً : - العناية بالمستندات : مثل ما تم ذكره سابقاً ان المستند يعد من أهم المراحل الأولية في عملية التدوين والمرفق الاساسي لعملية القيد وقد تم وضع شروط محددة للأعتراف بصحته : 1- سواء كان المستند نقدي أو فاتورة أو أمر او أذن يجب التأكد من صحته وأنه خالي من أي تلاعب أو تزوير وذلك من خلال الاطلاع على اسم المنشاة ورقم الملف الضريبي ورقم السجل التجاري والعنوان وغيره 2- التأكد من التوقيع السليم ووضع الختم القانوني بجوار الاعتماد على أن يكون الختم موضح بها شعار المنشأة ونوعها سواء منشأة فردية او شركة مساهمة أو غيرها ورقم الملف الضريبي الخاص بها 3- التأكد من توقيع المستلم عن صورة من المستند 4- تخصيص ملف او أكثر مخصص لصور المستندات الخاصة بالتسليم والأستلام لمراجعته وقت الاحتياج ويشمل ملف خاص بالتسليم والاستلام المتبادل داخل المشنأة بين الموظفين . 5- تخصيص ملفات خاصة بعقود التأسيس والشراكة وأي أصل مستندي قانوني خاص بملكية الشركاء او المنشأة مع ضرورة العناية في الاحتفاظ بها داخل خزينة مستقلة . 6- تخصيص ملف لكل حساب مالي مركزي مدرج بدليل الحسابات على أن يحتوى على المستندات الهامة الخاصة بكل حساب سواء مستند شراء الأصل الثابت والعقود الخاصة بالعملاء والموردين وعقود الإيجار وما يشبه ذلك . 7- الأسلوب الإلكتروني في حفظ المستندات : فيما تم ذكره أعلاه من تخصيص ملفات مستقلة لكل حساب يمكنا الأعتماد على طرق الأحتفاظ الإلكتروني للمستند من خلال الحساب الألي وتخصيص ملف Folder لكل حساب لحفظ المستندات المنسوخة داخل كل ملف وذلك من خلال Scanner الطباعة لسهولة الحفظ والمراجعة

ثانياً : التدوين والأثبات الفوري : التدوين ليس يعد من ضمن النصائح الخاص بكل محاسب لكنه يعد ركن أساسي للعملية المحاسبية ولكن الأثبات الفوري لأي عملية محاسبية يعد من أهم العوامل الهامة التي تؤدي إلي تجنب الاخطاء والنسيان وعملية التأكد من الأثبات الفوري للعمليات المحاسبية تعد من ضمن المهام الضرورية لدور الرقابة الداخلية بالمنشأة .

ثالثاً : العناية بأرصدة النقدية : تعد الحسابات العامة للنقدية من أهم الحسابات التي ستقع في فخ مخاطرها إذا لم تقوم بعنايتها جيدا وقد وضعت شروط في أسلوب التعامل معها : اولاً : وضح خطة زمنية في عملية الجرد والمطابقة بين أرصدة النقدية العامة على أن يكون تلك الجرد أسبوعياً ثانياً : العمل دائماً على تذكر أرصدة النقدية وعدم الأعتماد على الطرق الإلكترونية في عملية الأطلاع او معرفة على ارصدتها يجب أن تتذكر دائماً الأرصدة التقريبية لكل حساب وذلك لسهولة وسرعة التنفيذ المرتبط بقيم الأرصدة ثالثاً : الأحتفاظ بكل نسخ المستندات الخاصة بالنقدية من نسخ سندات القبض والصرف وكعب دفتر الشيكات والتأكد من التسلسل السليم لك دفتر منهما رابعاً : الابتعاد عن العواطف : المحاسب جزء من موظفين الشركة لا يمكن انكار ذلك فطبيعي ووارد وجود علاقة زمالة بين موظفين الشركة ولكن وظفيتنا المحاسبية فرضت علينا الفصل بين علاقاتنا بالموظفين وبين مهامنا العملية فطبيعة عملنا منحت لنا رخصة الوقوف أمام أي اضرار قد تلحق للمنشأة من خلال تقديم أنذار بذلك أو تقديم تقارير بحجم الخطأ المكتشف للمسؤل المختص لأخذ موقف ضد ذلك خامساً : أستغلال وقت فراغك بعد العمل : تحدثنا من قبل عن أنكار الذات في تحديد مستواك المحاسبي فلا يوجد منا مساوياً لمستوى علم الماحسبة لأن ببساطة المحاسبة بحر علم لا نهاية له وتعتمد على فرض معايير مستحدثة لمواجة المشاكل الملحقة لها مع كل عصر فهنا يأتي دورك في أستغلال وقت فراغك في ذيادة حقيبة معلوماتك الماحسبية لما هو مستحدث ولما هو انت جاهلاً عنه ... مع تحسين مستواك في الاكسيل المحاسبي وتطبيق فيه أكثر من شكل عملي من خلال استخدام أوامر الدوال الموجودة به باكثر من طريقة وأكثر من شكل كل ما سبق ضروري جدا أن يلقى أهتمام وعناية منك أتجاهه سادساً : الأستفاد من كنز البيانات والارصدة : جميعنا محاسبين لدينا حجم هائل من البيانات والقيم المالية الخاصة بالمنشأة ويتلخص مهامنا في تقديم المعلومات الكافية عنها سواء بكشف حساب او ميزان مراجعة من قبل الادارة المالية ولكن يمكن تطوير نفسك من خلال تلك المعلومات من خلال اعداد بيان تحليلي عن كل حساب ومقارنات تحليلية بين الحسابات المرتبطة ببعضها لبعض هل تعلم عزيزي القارىء أن أهم وظيفة مالية ذات وضع وظيفي ممتاز هي وظيفة المحلل المالي الذي تتعتمد الادارة عليه في أتخاذ القرار السليم أتجاة المنشأة من أين يأتي بتلك البيانات والقيم ؟؟ المحلل المالي يعتمد أعتماد كلي على البيانات المستخرجة من تدويناتك المحاسبية لبدء التحليل بأدوات معيارية محددة ... فلماذا لا تستغل تلك البيانات في التحليل المالي الداخلي لمجمل أعمالك فيمكن الأعتماد عليها في خفض تكاليف معينة مثلاً من خلال مقارنة قيم التكاليف بالأعوام أو الأشهر السابقة مع توضيح الاسباب المنطقية لأرتفاعها أو أنخافضها والعمل على خفضها من خلال الاعتماد على أسس الأسباب .

سابعاً : الأهتمام باللغة English الإنجليزية :

جميعنا نعلم جيداً أن اللغة ركن أساسياً في العصر الحالي في كافة المجالات العملية ولا سيما في الركن المحاسبي والمطلوب منا على الاقل أن يكون محور التعلم هنا هو معرفة المصطلحات المحاسبية جيداً ومعرفة أساليب الاعتماد عليها سواء في مفهوم البرامج المحاسبية المستخدمة أو بالاكسيل أو أي منها مع أستغلال وقت فراغك أيضاً في تطوير نفسك بها